La società che produce gruppi statici di continuità punta sull’innovazione tecnologica e sceglie ArgoPro per ottimizzare le attività dei tecnici sul campo e gestire il servizio di assistenza e manutenzione globale.
L’Azienda
Da oltre sessant’anni, l’Azienda sviluppa prodotti e servizi per la continuità e la qualità dell’energia, sia per l’ambiente domestico, sia per impianti industriali.
Con 30 sedi in tre continenti e uffici di rappresentanza in tutto il mondo, l’azienda opera attivamente a livello globale con una vasta gamma di prodotti capaci di soddisfare esigenze differenziate, anche con servizi di consulenza, progettazione, implementazione, aggiornamenti di impianti e customizzazioni ad hoc.
L’attività è fortemente ispirata ai valori core della missione aziendale: garantire il corretto funzionamento delle apparecchiature UPS a bassa tensione, durante il loro ciclo di vita, ottimizzandone le prestazioni. Il servizio di assistenza e manutenzione è il pilastro della strategia competitiva, con un programma completo che include l’immediato ripristino del servizio, test e visite di manutenzione con emissione di certificazione, interventi d’urgenza, ricambi originali, audit energetico di efficienza e di qualità.
Per permettere all’UPS di operare con il miglior livello di efficienza ed evitare fermi impianti, che potrebbero comportare rischi e danni per i Clienti, l’azienda ha attivato un piano di investimenti nell’innovazione tecnologica.
La sfida
Poiché per sua stessa natura un gruppo statico di continuità è un'apparecchiatura utilizzata per mantenere costantemente alimentati apparecchi elettrici - dal semplice PC ai grandi impianti industriali - l’azienda è impegnata ad operare con la massima efficienza possibile sul fronte dell’affidabilità. Per i Clienti dell’azienda rimanere senza corrente è un’opzione non accettabile in nessun caso (ad esempio in luoghi pubblici come ospedali, centrali ecc..) in quanto se ciò avvenisse si creerebbe un disservizio, con conseguenze anche molto gravi.
Per garantire l’alimentazione elettrica e di qualità – e la Business Continuity - cioè la garanzia che impianti e sistemi dei Clienti continuino ad essere alimentati e a funzionare correttamente anche in presenza di eventi critici, l’azienda desiderava migliorare il proprio servizio di assistenza, concepita per aumentare la resilienza e ridurre i tempi di inattività delle apparecchiature.
Il servizio di segnalazione remota di guasti già in uso non era sufficiente e garantire interventi mirati, con adeguata indicazione delle parti di ricambio, ma soprattutto non era in grado di interfacciarsi con l’effettiva disponibilità dei tecnici in servizio o reperibili. Si verificano spesso diseconomie della gestione dei tecnici che si trovavano a subire inefficienze inutili, frustranti e improduttive. Spesso i costi di comunicazione telefonica coi tecnici raggiungevano valori inaccettabili.
Negli ultimi anni inoltre, i tecnici lamentavano il tempo sottratto dalla gestione documentale, che era notevolmente accresciuta. L’azienda era però convinta che la raccolta di informazioni fosse indispensabile, sia per fornire un maggior servizio ai clienti, sia per raccogliere dati utili alla produzione, sia per necessità di adempiere a nuove normative.
La soluzione ArgoPro
L’aspetto più interessante è che la Piattaforma IoT Argopro connette simultaneamente sia i gruppi UPS presso i Clienti, sia i tecnici.
La soluzione ArgoPro ha richiesto una specifica customizzazione che ha ulteriormente abbassato i costi dell’investimento: tutti i gruppi di continuità presso i Clienti di tutto il mondo sono stati (e verranno via via) georeferenziati e portati sulla mappa digitale, mentre i tecnici sono stati dotati del localizzatore ArgoPro personal.
Grazie ad ArgoPro, i tecnici sono in grado di individuare i problemi prima che si trasformino in perdite di carico. In caso di pre-allarme UPS, secondo le soglie pre-impostate con tre livelli di allerta, il sistema informa il contatto di prima risposta prescelto (via notifica push sulla App mobile, oppure via SMS o email), 24 ore al giorno, 7 giorni su 7 e 365 giorni l’anno. Il pregio della soluzione così customizzata sta anche nella fruibilità: semplice, rapida e veloce; l’uso di icone colorate permette al responsabile delle operations di individuare con un semplice colpo d’occhio lo stato di apparecchiature che necessitano interventi.
Il sistema propone tre possibili interventi, indicando il tecnico (secondo il suo livello di competenza, fascia retributiva, disponibilità operativa e percorso geografico già in programma), le attività e le parti di ricambio necessarie. Eventualmente la piattaforma provvede a rischedulare attività già pianificate. Il responsabile operativo ha la possibilità di scegliere una delle opzioni proposte dal sistema o correggere manualmente.
Il sistema emette automaticamente il foglio di lavoro digitale, con dettagliato reporting (oltre ai dati anagrafici del cliente, descrizione del tipo di intervento, tempo impiegato, pezzi utilizzati) che, se necessario, il tecnico può correggere rapidamente, già presso il cliente. Parte dei dati vengono invece travasati nel gestionale del magazzino e in quello delle buste paga, con alcune differenze relative ai diversi gestionali in uso nei diversi Paesi.
In questo modo i tecnici specializzati controllano costantemente il gruppo di continuità presso ciascun Cliente, il quale riceve rapporti periodici di sintesi e dettagliati sulle prestazioni del proprio Gruppo UPS, che possono essere sempre consultati sul proprio account ed esportati con fogli di calcolo nei data-base aziendali (del Cliente) per successive elaborazioni dei dati di prestazione e costo.
Risultati
Dopo mesi di utilizzo su un’area geografica dapprima ristretta e poi sempre più estesa, sino a comprendere l’intero parco Clienti su base mondiale, il primo bilancio di ArgoPro ha entusiasmato sia i responsabili operativi sia i 350 tecnici interessati, che hanno potuto lavorare con maggiore serenità, concentrandosi unicamente su attività tecniche.
Non solo si è verificata una minore incidenza di malfunzionamenti, grazie ad una manutenzione proattiva, ma sono stati tagliati drasticamente i costi delle assistenze tecniche. Le voci di costo maggiormente coinvolte sono state: l’abbattimento delle comunicazioni telefoniche coi tecnici, riduzione dei costi del personale tecnico, l’evidente riduzione dei tempi di intervento, interventi mirati ed immediatamente risolutivi (e quindi, la riduzione del numero di seconda visita presso il Cliente), abbattimento impiego personale amministrativo.
Si sottolinea in particolare, che nella riduzione dei costi del personale tecnico, molto è dipeso dall’avere raggruppato i tecnici in fasce di competenza e livello retributivo, lasciando al sistema il compito di ottimizzare l’allocazione degli interventi: i risultati dimostrano una razionalizzazione dell’impiego del personale di fascia alta.
In prospettiva, si prevedono importanti vantaggi commerciali derivanti dall’aumento della disponibilità degli impianti, miglior servizio al cliente, accrescimento della fedeltà e la possibilità di ideare nuovi servizi a valore aggiunto.
E’ attualmente in fase di valutazione l’utilizzo di ArgoPro anche per l’attivazione di nuovi processi di sicurezza a protezione dei tecnici che intervengono in aree a rischio, dove è collocata un’alta percentuale dei grandi gruppi di continuità (ospedali, centrali,…) essendo Paesi dove si producono frequenti e sistematici black-out elettrici.
ArgoPro è una soluzione Uniquon